Polityka prywatności

01Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) jest Voltified Energy sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, ul. Karola Olszewskiego 6, 25-663 Kielce, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0001247414, NIP 9592094145, REGON 54499175900000 (dalej: „Administrator” lub „my”).

Kontakt z Administratorem: [email protected], tel. 727 263 730 lub pisemnie na adres siedziby.

02Inspektor Ochrony Danych

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie zachodzą przesłanki z art. 37 RODO. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw możesz kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem [email protected].

03Źródła danych

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie — podczas wypełniania formularza kontaktowego, zawierania i realizacji umowy, korespondencji lub kontaktu telefonicznego. Część danych technicznych zbierana jest automatycznie podczas korzystania z serwisu (pliki cookies, logi serwera). W uzasadnionych przypadkach dane dotyczące pojazdu mogą pochodzić od podmiotu zlecającego usługę (np. dealera, leasingodawcy lub operatora floty).

04Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od relacji z nami możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny.
• Dane przedsiębiorcy — nazwa firmy, NIP, adres, dane do faktury (w przypadku klientów biznesowych).
• Dane dotyczące pojazdu i baterii — marka, model, numer VIN, parametry techniczne i diagnostyczne akumulatora trakcyjnego, niezbędne do realizacji usługi i wyceny BHV.
• Dane transakcyjne — informacje o zamówionych usługach, płatnościach i wystawionych dokumentach.
• Dane techniczne — adres IP, identyfikatory urządzenia, typ przeglądarki, dane z plików cookies i logów serwera.

Co do zasady nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO). Prosimy o niepodawanie takich danych w korespondencji.

05Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Zawarcie i wykonanie umowy (diagnostyka, certyfikacja, wycena BHV, dostawa baterii) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obsługa zapytań z formularza i korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi).
• Wypełnienie obowiązków prawnych — podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).
• Marketing bezpośredni własnych usług — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie komunikacji elektronicznej na podstawie odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z przepisami Prawa telekomunikacyjnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
• Statystyka i analityka serwisu — art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO.

06Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Wskaźnik BHV oraz wycena wartości rezydualnej wyliczane są z wykorzystaniem autorskiego algorytmu na podstawie parametrów technicznych pojazdu. Wyliczenia te dotyczą stanu rzeczy (baterii), a nie oceny Ciebie jako osoby, i nie stanowią zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Ciebie skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO. Ostateczny certyfikat sporządzany jest przy udziale człowieka. Nie prowadzimy profilowania marketingowego wywołującego skutki prawne.

07Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania zaufanym podmiotom wspierającym naszą działalność, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych, poczty elektronicznej i infrastruktury IT,
• dostawcom narzędzi analitycznych i komunikacyjnych,
• biurom rachunkowym, doradcom podatkowym i prawnym,
• operatorom płatności oraz podmiotom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe,
• partnerom uczestniczącym w procesie certyfikacji — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.

Każdy podmiot przetwarzający działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami. Dane mogą być również udostępnione organom publicznym, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów.

08Przekazywanie poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli korzystanie z niektórych narzędzi wiązałoby się z takim transferem, nastąpi on wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO (np. decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności lub standardowe klauzule umowne), o czym zostaniesz odrębnie poinformowany.

09Okres przechowywania danych

• Dane związane z umową — przez czas jej trwania oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
• Dane rozliczeniowe i księgowe — przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.
• Dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu.
• Dane z formularza kontaktowego — do czasu zakończenia korespondencji i ustania uzasadnionego interesu.

10Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO), w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

11Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia i wykonania umowy lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Niepodanie danych wymaganych może uniemożliwić realizację usługi. Podanie danych dla celów marketingowych jest w pełni dobrowolne.

12Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych, adekwatne do ryzyka — w tym szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu oraz zasadę minimalizacji danych. Dokładamy należytej staranności, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

13Pliki cookies

Nasza strona korzysta z plików cookies. Szczegółowe informacje o ich rodzajach, celach i sposobie zarządzania nimi znajdziesz w Polityce cookies.

14Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę w związku ze zmianą przepisów prawa, technologii lub zakresu naszej działalności. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana w serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

15Kontakt i prawo do skargi

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych skontaktuj się z nami: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby.

Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.